一、什麼是存貨管理?存貨對企業有何影響?
任何一個企業或集團,為了要滿足市場或顧客需求而生產、促銷其產品,但因為公司運作及行銷手段上的差異,多多少少都有存貨的存在。即使是豐田看板式的存貨管理 號稱零庫存、JIT (Just-in-time),仍然有所謂的線上存貨存在。根據調查,某些特殊的工業,其存貨成本甚至可能高達公司總資產的一半以上。可是存貨有其存貨成本, 包含了各項物料成本、製造或外製成本、人工成本、運輸費用、倉儲管理費用、保險費用、過時淘汰以及機會成本等。甚至若公司產品為對時間相當敏感的生鮮食物(如: 超級市場)、或是高科技產品,例如電腦或電腦周邊產品,因過時淘汰所帶來的成本則更為驚人。有句話說的很好,“存貨乃必要之惡”,存貨過多可能造成資金的積壓, 且存貨不能售出獲取利潤,這樣的企業根本無法生存,但是存貨不足可能造成生產的中斷、服務水準的降低,引起企業另一種危機。就像是一把刀的兩個面,如何拿捏 費人思量。所以存貨管理對整個企業發展的重要性不言可喻。
二、存貨管理的基本想法及整體概念:
基本存貨管理就是存貨的異動,這些異動包括了:出貨、進貨、退貨、轉撥等。只要管理好存貨的數量即可,但事實上,大至一個國家的治理,小至如同人事管理一般, 不可能只注意到人的流動量而已,人有許多屬性需要被記錄(如:基本資料、教育程度、所屬單位、薪資等級等),存貨的管理亦然,它也會隨下列各項變數之複雜度高低而有變化:
1. 組織業務性質。(零售、製造)
2. 擴編、跨組織。(Local/Global)
3. 會計制度。(成本/利潤中心制)
4. 倉庫類別。(成品倉/原物料倉)
5. 存貨的特性。(危險物料、成品、在製品)
6. 與供應商/客戶的關係。(如:Supply Chain Management)
7. 資訊系統模組間的連結。(採購、製造、訂單)
因此,存貨管理系統是一個相當複雜的系統,而愈複雜的系統,愈需有秩序的管理功能,化繁為簡。庫存管理系統是許多企業的核心,同時也是個後勤支援、服務性 的模組,為計劃生產流程的中心點。一個成功的ERP存貨管理系統模組,其整體概念不脫下列原則:
1. 滿足預期需求。
2. 使生產需求平順。
3. 使生產-配銷系統的依賴度降低。
4. 預防缺貨。
5. 獲得周期訂購的好處。
6. 避免價格上升,或取得數量折扣上的好處。
7. 方便作業。
三、存貨管理及其他模組之關係
一般而言,企業決定導入ERP系統模組時(例如:訂單輸入(Order Entry)、採購(Purchasing)、製造(Manufacturing)或供應商鏈管理(SCM-Supply Chain Management),也必然會導入存貨管理模組。若以財務系統為中心,為了企業的經營,勢必販賣或製造商品,為了上述目的,於是必須向供應商購買原料來製造商品,購買的行為 發生了應付帳款,購買的商品需經過貨運送達公司的倉庫,在未銷售出去前,置於倉庫中妥善保管之。待銷售發生時,自倉庫將貨品出庫,經貨運送達客戶手中,產生公司應收帳款。 這便是一個企業最基本的總帳、進、銷、存系統的產生。而存貨管理的系統在這整個銷售流程中扮演支援模組的角色。